忘年会・歓送迎会の準備リスト

全体のスケジュール

人数が多い会は、店への確定連絡の期限から逆算するのが基本です。

3週間前：日程と規模を確定させる

人数が多いほど、全員の都合が合う日は存在しなくなります。全員参加を目指すと永遠に決まらないので、「主役が出られる日」「過半数が出られる日」を基準にします。

この時点で必要なのは正確な人数ではなく、上限と下限です。「20人から30人」が分かれば店は探せます。

2週間前：店を押さえる

人数が多い会は、店の選択肢がそもそも限られます。早く動くほど有利です。

確認するのは、貸切か個室か、飲み放題の時間、そして最終確定人数の連絡期限です。この期限が、出欠の締め切りを決めます。店の期限から逆算するのが順序です。

1週間前：出欠を締める

店への連絡期限の2〜3日前に締めます。必ず何人か遅れるので、その分の余裕が要ります。

同時に、苦手なものやアレルギーの有無もここで確認します。当日に判明すると打つ手がありません。

3日前：集合場所と会費を伝える

店名だけでは足りません。駅のどの出口か、何時にどこにいればいいか。人数が多いほど迷う人が出ます。

会費もこのタイミングで伝えます。当日に初めて金額を知ると、現金を持っていない人が出ます。

当日：役割を分ける

受付、会計、写真、二次会の手配。ひとりで全部を抱えると、幹事だけが会を楽しめません。

頼まれた側は案外きちんとやってくれます。当日の朝でいいので、声をかけて分けておくと全体が回ります。

終わったあと：精算を残さない

その日のうちに精算まで終わらせます。翌日以降に持ち越すと、金額の記憶が人によってずれ始めます。

立て替えが複数あるときは、誰が誰にいくら払うかまで確定させて共有します。ここまでやって、ようやく幹事の仕事が終わります。