読みもの

幹事がめんどくさい本当の理由

幹事を頼まれて気が重くなるのは、店を予約する手間そのものではありません。返事をくれない人に何度も声をかけたり、同じ連絡を何回もしたり——そういう、相手との間に少し気まずさが残る作業が本当の負担です。

しんどさを分解する

幹事の仕事を並べてみると、実際の作業時間は多くありません。つらいのは、人に催促する場面に集中しています。

つまり作業を速くするより、催促そのものを減らす方が、負担は軽くなります。

返事が来ないたびに個別に声をかけると、その回数だけ気疲れします。全員が同じ表を見られる状態にして、自分の欄が空いているのが本人に見えるようにすると、言われる前に埋める人が出てきます。

催促を人がやるのではなく、見えることに肩代わりさせる発想です。

日程はここ、集合場所はあそこ、と情報が散らばると、「どこで見るんでしたっけ」という問い合わせが増えます。これも実質的な催促です。

全部が一か所にあれば、聞かれる回数そのものが減ります。

幹事の負担は、日程が決まった時点では終わりません。むしろそこからが本番で、店の連絡、当日の集合、後日の集金やお礼まで続きます。

日程調整だけのツールは、日程が決まった瞬間に役目を終えてしまい、その後はまた個別のやりとりに逆戻りします。日程・連絡・割り勘までを同じ場所に残しておくと、決まったあとの手間まで一続きで片づきます。

受付、写真、二次会の手配。ひとりで全部やると、幹事だけが会を楽しめません。当日の朝に声をかければ、案外みんな引き受けてくれます。

頼るのは無責任ではありません。全体が回る方が、参加した全員にとって良い会になります。

fluffy flock. でできること

出欠は全員が同じ表を見られるので、自分の欄が空いているのに本人が気づきます。個別の催促を減らせます。

日程・集合場所・連絡・割り勘まで、ひとつのラウンジにまとめられます。情報が散らばらないので「どこで見るの」という問い合わせが減ります。

この記事に関係する使い方