飲み会の幹事がやること7つ

全体の流れ

段取りを考えるときは、この順番を意識するとよいです。上から片づけていけば、途中で詰まりません。

1. 目的と規模をざっくり決める

歓迎会なのか、ただの打ち上げなのか。何人くらいなのか。ここが曖昧なまま店を探すと、あとで全部やり直しになります。

特に人数は、正確でなくてかまわないので幅で持っておきます。「8人から12人」と分かっていれば、店の候補は絞れます。

2. 候補日を3つ前後出す

候補日は多ければいいものではありません。10個出すと、回答する側は全部に答えるのが面倒になり、結局返事が来なくなります。

3つ前後が答えやすい数です。曜日は散らします。金曜だけ3つ出しても、金曜が無理な人には全滅になってしまいます。

3. 出欠を集める

ここが一番滞るところです。個別に聞くと、誰に聞いて誰に聞いていないかが分からなくなります。

全員が同じ表を見られる状態にすると、催促の手間が減ります。自分だけ空欄なのが見えると、言われる前に埋める人が出てくるからです。締め切りは先に伝えておきます。

4. 店を決めて予約する

日程が固まってから探します。先に店を押さえると、日程が動いたときに取り直しになります。

確認しておくと後が楽なのは、個室かどうか、飲み放題の時間、そして苦手なものやアレルギーがある人の有無です。3つ目は聞きそびれやすいので、出欠を取るついでに一緒に聞いてしまうのが確実です。

5. 集合場所と時間を伝える

店名だけ伝えると、当日「見つからない」という連絡が来ます。駅のどの出口か、目印は何か、そこまで書いておくと当日の電話が減ります。

地図のリンクを一緒に送れるなら、それが一番早いです。

6. 当日の会計をまとめる

その場で現金を集めるのが一番早いですが、端数が出ると面倒です。1人あたりの金額は、切りのいい数字に丸めてしまうのが実務的です。

誰かが立て替えた分がある場合は、その場でメモしておきます。後日思い出そうとすると、たいてい誰かが損をします。

7. 精算して終わらせる

「あとで精算しよう」は、たいてい流れます。その日のうちに、誰が誰にいくら払うかまで確定させておくのがコツです。

立て替えが複数の人にまたがると計算が面倒になりますが、ここを曖昧にすると次に幹事を引き受ける人がいなくなります。